Politika zaštite osobnih podataka

Trgovačko društvo SLOBODNA ZONA d.o.o. Osijek, Vukovarska cesta 229 C, OIB 55451228887 (dalje u tekstu: Slobodna zona) u svom poslovanju prikuplja i obrađuje osobne podatke svojih korisnika usluga (dalje u tekstu: Ispitanik) te poduzima mjere kako bi obrada osobnih podataka bila zakonita, poštena i transparentna. U tom smislu Slobodna zona u pogledu osobnih podataka ispitanika, sukladno Uredbi EU 2016/679, može imati ulogu voditelja i/ili izvršitelja obrade te svoje korisnike usluga ovom Politikom želi informirati o obradi njihovih osobnih podataka, koje podatke Slobodna zona prikuplja i kako se oni upotrebljavaju, odnosno koja su njihova prava u pogledu obrade podataka i kako ih mogu ostvariti. Prikupljanje, obrada i uporaba podataka provode se u skladu s Općom uredbom o zaštiti podataka i hrvatskim zakonima i propisima.

1.Osnovne informacije o voditelju i/ili izvršitelju obrade:
Identitet i kontakt podatci: Slobodna zona d.o.o. Osijek, Vukovarska cesta 229 C, OIB 55451228887,
tel: 031/586-027, 031/586-029,
www.szo.hr

Slobodna zona je imenovala službenika za zaštitu podataka kojem se Ispitanik za sva pitanja ili zahtjeve ili ostvarivanje prava u svezi s njegovim osobnim podatcima, može obratiti na adresu e - pošte: szo@szo.hr ili na adresu: Slobodna zona Osijek d.o.o., Vukovarska cesta 229 C, 31000 Osijek, n.p. Službenika za zaštitu podataka.

2. Prikupljanje, svrha i pravna osnova obrade osobnih podataka:
Slobodna zona osobne podatke prikuplja neposredno - izravno od Ispitanika, i to isključivo u svrhu ispunjenja Ispitanikovih zahtjeva, sklapanja i izvršenja ugovornih obveza u kojem je Ispitanik stranka ili kako bi se poduzele radnje na zahtjev Ispitanika prije sklapanja ugovora, u posebne svrhe ili više posebnih svrha na temelju privole Ispitanika, za zadovoljenje vlastitih legitimnih interesa (primjerice, vođenje sudskih postupaka i vođenje evidencije o njima, otkrivanje počinitelja kaznenih djela i sprečavanje prijevara, zaštita osoba i imovine, odgovori na upite i komentare i sl.), kao i poštivanja i ispunjavanja vlastitih zakonskih i regulatornih obveza.

Slobodna zona obrađuje određene kategorije osobnih podataka ispitanika prilikom uspostave i vođenja centralne baze korisnika usluga, rješavanja zahtjeva za pristup informacijama, pružanja dodatnih usluga u sklopu postojećih ugovora i uspostave sustava video nadzora.

2.1. Uspostava, vođenje i obrada podataka u centralnoj bazi korisnika usluga zasniva se na legitimnom interesu Slobodne zone. Legitimnim interesom posebno se smatra poboljšanje pružanja kvalitete usluge, poboljšanje efikasnosti poslovanja, evidencija izvršavanja postupaka naplate i prisilne naplate potraživanja, usklađivanje s propisima o zaštiti osobnih podataka, i to: uspostava kontrole pristupa, zaštite obrade, jednostavnijeg i bržeg ažuriranja i mogućnosti prenosivosti osobnih podataka. Također, uspostavom i vođenjem centralne baze korisnika usluga ostvaruju se i interesi na strani Ispitanika, i to na način da se kroz dostupnost, brzu i jednostavnu razmjenu podataka, Ispitaniku omogućava ostvarivanje prava iz ugovornih odnosa (plaćanja, rezervacije, preuzimanja, upućivanje prigovora i reklamacija i sl.).

Osobne podatke Ispitanika Slobodna zona pohranjuje u centralnoj bazi korisnika usluga prilikom sklapanja ugovora (ugovor o zakupu/najmu poslovnih prostora, ugovor o najmu opreme, ugovor o poslovnoj suradnji i sl.). Ovisno o vrsti ugovora u kojem je Ispitanik stranka i Ispitanikova zahtjeva, osobni podatci mogu uključivati identifikacijske podatke: naziv tvrtke, adresu (ulica i kućni broj, mjesto, poštanski broj), OIB; podatke osobe za kontakt, broj telefona i/ili mobitela, adresa e-pošte, ostalo: bankovni podatci i sl. Centralna baza korisnika usluga vodi se u elektroničkom obliku, a svi podatci se prikupljaju u pisanom obliku.

2.2. U svrhu zaprimanja Ispitanikovih upita, zahtjeva, primjedbi i pohvala, osim putem utvrđenim odredbama Zakona o pravu na pristup informacijama, upite i zahtjeve za informacijama Ispitanik može uputiti osobno u prostorijama Društva, putem postavljenih sandučića, putem telefona ili e-poštom. Podatci koje Ispitanik tom prilikom dostavi mogu uključivati: ime, prezime, adresu za kontakt, odnosno adresu e-pošte, broj telefona i/ili mobitela. Ispitanikovi podatci služe isključivo za pružanje traženih informacija, a nakon dostave odgovora ti se podatci čuvaju sukladno Zakonu o pravu na pristup informacijama. Odgovore u sklopu Ispitanikovih upita i zahtjeva pružaju samo za to ovlašteni i stručni djelatnici, odnosno Ispitanikovi upiti i zahtjevi dostupni su samo onim djelatnicima Slobodne zone koji su direktno uključeni u ispunjenje Ispitanikovih zahtjeva. Slobodna zona podatke na temelju prava na pristup informacijama vodi u pisanom i elektroničkom obliku. U slučaju podnošenja pisanog prigovora i reklamacije, podatci koji su potrebni za postupanje po prigovoru – reklamaciji su: ime, prezime i kontakt podatci za dostavu odgovora (adresa i/ili adresa e-pošte) kako bi se Ispitanika pravodobno obavijestilo, odnosno kontaktiralo. Navedene podatke Slobodna zona vodi u pisanom i elektroničkom obliku, u nadležnoj službi Društva.

2.3. U sklopu pružanja dodatnih usluga na temelju postojećih ugovora – ugovor o najmu opreme, osobni podatci koji se prikupljaju su: naziv tvrtke, adresa (ulica i kućni broj i mjesto) i OIB. Podatci za uslugu najma opreme također se unose u centralnu bazu korisnika usluga i vode u pisanom i elektroničkom obliku.

2.4. U svrhu osiguravanja sigurnosti korisnika usluga, posjetitelja i djelatnika te zaštite imovine, Slobodna zona je uspostavila sustav video nadzora u upravnoj i poslovnoj zgradi i izvan nje, i to: na dijelovima ispred i oko same poslovne zgrade i dijelovima parkirališta kojima upravlja. U skladu sa zakonom, Slobodna zona je označila prostore koji su obuhvaćeni sustavom video nadzora, a oznake i obavijesti sadrže sve relevantne informacije za Ispitanike. Podatci koje se pri tome obrađuju su osobni podatci posjetitelja – videosnimke osoba i registracijske oznake vozila. Uspostava sustava video nadzora i obrada na taj način prikupljenih podataka zasniva se na legitimnom interesu Slobodne zone. Prikupljene videosnimke pohranjuju se na određeno vrijeme i koriste isključivo u svrhu osiguranja i zaštite te provjere mogućih protupravnih postupanja. Sustav video nadzora zaštićen je od neovlaštenog pristupa, odnosno pristup sustavu imaju samo odgovorne osobe – direktor Društva Slobodna zona i osobe koje on ovlasti. Na zahtjev, po nalogu i uz odobrenje Slobodne zone, pristup videosnimkama, mogu imati i djelatnici tvrtke koja, na temelju ugovora o poslovnoj suradnji, brine o tehničkom održavanju sustava video nadzora. Također, na temelju zakonske osnove, uvid u videosnimke može se dozvoliti i nadležnim tijelima u okviru obavljanja poslova iz zakonom utvrđenog djelokruga (primjerice MUP i dr.).

3. Je li Ispitanik obvezan dostaviti podatke:
Kada od Slobodne zone Ispitanik zatraži sklapanje ugovora, pružanje usluga, postavlja zahtjev ili upit, ulaže određeni prigovor u svezi ugovora ili njegovog izvršenja nužno je da Ispitanik da svoje osobne podatke koji su potrebni za njegovu identifikaciju kao korisnika usluga Slobodne zone i konačno za sklapanje i izvršenje ugovora. Stoga je u ovim situacijama davanje osobnih podataka Ispitanika zakonska i ugovorna obveza nužna za sklapanje i izvršenje ugovora te ukoliko ih uskrati Slobodna zona neće moći s Ispitanikom zaključiti ugovorni odnos, odnosno ispunjavati svoje zakonske i ugovorne obveze.

4. Primatelji Ispitanikovih osobnih podataka:
Slobodna zona ima obvezu čuvati osobne podatke Ispitanika i neće ih priopćavati, odnosno učiniti dostupnim trećim osobama bez odobrenja Ispitanika. Iznimno, ovisno o vrsti obrade i u zakonski dozvoljenim okvirima, na temelju legitimnog interesa i ukoliko je nužno u svrhu izvršenja poslovnih aktivnosti, Slobodna zona Ispitanikove podatke može dostaviti sljedećim primateljima: državnim tijelima i tijelima javne vlasti koja u svrhu provedbe zakonskih obveza imaju pravo pristupa osobnim podatcima, pružateljima poštanskih usluga, pružateljima usluga naplate, odvjetnicima, financijskim ustanovama, bankama, pružateljima IT usluga, pružateljima usluga održavanja sustava video nadzora i drugim poslovnim partnerima s kojima Slobodna zona ima ugovorni odnos. Sve osobe koje, zbog prirode posla koje obavljaju sa Slobodnom zonom ili za Slobodnu zonu, imaju pristup osobnim podatcima u jednakoj mjeri dužne su osigurati zaštitu istih te svi, osim državnih tijela i tijela javne vlasti, osobne podatke obrađuju isključivo prema uputama Slobodne zone. Podatci koji se prikupljaju pohranjuju se u unutar Europskog gospodarskog prostora (EGP), ali se također u nekim slučajevima mogu prenijeti i obrađivati izvan granica EGP (posebno SAD). Slobodna zona će, sukladno propisima, u svim slučajevima prijenosa osobnih podataka u takve zemlje osigurati adekvatnu razinu zaštite osobnih podataka (ugovorne klauzule, odgovarajuće zaštitne mjere dok je svaki prijenos u SAD-e pokriven sporazumom Privacy Shield između Europske Unije i SAD-a, čime se jamči adekvatna zaštita osobnih podataka).

5. Razdoblje čuvanja i pohrane osobnih podataka:
Vremensko razdoblje čuvanja i pohrane osobnih podataka Ispitanika ovisi o svrsi radi koje se obrađuju, odnosno samo onoliko koliko je potrebno kako bi se izvršila njezina ugovorna ili zakonska obveza ili legitimni interes. Primjerice, ugovorna dokumentacija - knjigovodstvene isprave sukladno zakonu i propisima o računovodstvu čuvaju se 11 godina; prigovori – reklamacije sukladno Zakonu o zaštiti potrošača čuvaju se 1 godinu, a iznimno i duže za potrebe pravnih postupaka - do pravomoćnog okončanja; videosnimke dobivene sustavom video nadzora, sukladno internim aktima čuvaju se 14 dana od nastanka, a iznimno i duže za potrebe provođenja pravnog postupka - do njegovog pravomoćnog okončanja; odštetni zahtjevi, sukladno Zakonu o obveznim odnosima čuvaju se 10 godina od pravomoćnosti odluke ili nagodbe, a upiti i zahtjevi sukladno Zakonu o pravu na pristup informacijama.

4. Primatelji Ispitanikovih osobnih podataka:
Slobodna zona ima obvezu čuvati osobne podatke Ispitanika i neće ih priopćavati, odnosno učiniti dostupnim trećim osobama bez odobrenja Ispitanika. Iznimno, ovisno o vrsti obrade i u zakonski dozvoljenim okvirima, na temelju legitimnog interesa i ukoliko je nužno u svrhu izvršenja poslovnih aktivnosti, Slobodna zona Ispitanikove podatke može dostaviti sljedećim primateljima: državnim tijelima i tijelima javne vlasti koja u svrhu provedbe zakonskih obveza imaju pravo pristupa osobnim podatcima, pružateljima poštanskih usluga, pružateljima usluga naplate, odvjetnicima, financijskim ustanovama, bankama, pružateljima IT usluga, pružateljima usluga održavanja sustava video nadzora i drugim poslovnim partnerima s kojima Slobodna zona ima ugovorni odnos. Sve osobe koje, zbog prirode posla koje obavljaju sa Slobodnom zonom ili za Slobodnu zonu, imaju pristup osobnim podatcima u jednakoj mjeri dužne su osigurati zaštitu istih te svi, osim državnih tijela i tijela javne vlasti, osobne podatke obrađuju isključivo prema uputama Slobodne zone. Podatci koji se prikupljaju pohranjuju se u unutar Europskog gospodarskog prostora (EGP), ali se također u nekim slučajevima mogu prenijeti i obrađivati izvan granica EGP (posebno SAD). Slobodna zona će, sukladno propisima, u svim slučajevima prijenosa osobnih podataka u takve zemlje osigurati adekvatnu razinu zaštite osobnih podataka (ugovorne klauzule, odgovarajuće zaštitne mjere dok je svaki prijenos u SAD-e pokriven sporazumom Privacy Shield između Europske Unije i SAD-a, čime se jamči adekvatna zaštita osobnih podataka).

U slučaju obrade osobnih podataka na temelju privole, u trenutku povlačenja Ispitanikove privole prestaje obrada. Privola se može povući u svakom trenutku slanjem zahtjeva: na adresu e- pošte szo@szo.hr ili na adresu Slobodna zona d.o.o., Vukovarska cesta 229 C , 31000 Osijek, n.p. Službenika za zaštitu osobnih podataka. Povlačenje privole ne utječe na zakonitost obrade temeljene na privoli prije njezina povlačenja.

6.Postoji li kod Slobodne zone automatizirano donošenje odluka:
Slobodna zona ne primjenjuje automatizirano donošenje odluka niti se izrađuje Ispitanikov profil.

7. Osobe mlađe od 16 godina:
Slobodna zona nikada neće svjesno prikupljati osobne podatke osoba mlađih od 16 godina, ili na bilo koji način te podatke koristiti ili otkriti trećoj strani bez prethodne dozvole, odnosno dopuštenja roditelja ili skrbnika.

8. Prava ispitanika:
U odnosu na sve Ispitanikove osobne podatke koji su pohranjeni kod Slobodne zone, Ispitanik ima pravo (I) pristupa osobnim podacima, (II) ispravak ili dopune podataka, (III) brisanje, (IV) ograničavanje obrade, (V) pravo na ulaganje prigovora na obradu i (VI) na prenosivost podataka te ima pravo podnošenja prigovora nadzornom tijelu u vezi obrade osobnih podataka (Agencija za zaštitu osobnih podataka, Martićeva ulica 14, 10000 Zagreb). Ukoliko se obrada temelji na privoli, Ispitanik ima pravo u svakom trenutku povući takvu privolu, s učinkom od dana povlačenja privole.

9. Kontakt:
Svoja prava Ispitanik može ostvariti podnošenjem odgovarajućeg zahtjeva u slobodnoj formi poštom na adresu Slobodna zona d.o.o., Vukovarska cesta 229 C, 31000 Osijek, n.p. Službenika za zaštitu podataka ili elektroničkom poštom na adresu: szo@szo.hr.
Također, Ispitanik svoja prava može ostvarivati i putem pritužbe nadzornom tijelu u svezi s obradom njegovih osobnih podataka, Agenciji za zaštitu osobnih podataka, Martićeva ulica 14, 10000 Zagreb.

10. Izmjene, dopune i prijelazne odredbe:
Politika o zaštiti podataka stupa na snagu danom donošenja i bit će objavljena na internetskoj stranici Slobodne zone www.szo.hr. Također, Slobodna zona zadržava pravo izmijeniti ovu Politiku o zaštiti podataka, o čemu će Ispitanike pravovremeno obavijestiti, a što između ostalog uključuje objavu putem internetske stranice www.szo.hr

Osijek, 24. svibnja 2018. godine.
Direktor: Davor Boras